Vytěžování faktur oddělení finance – Detailní popis projektů

Požadavky:  
– oddělení financí pro jednu naši firmu zpracuje přes 35 000 dodavatelských faktur od 2 000 dodavatelů za rok 
– 80 % faktur přichází e-mailovou přílohu s elektronickou vrstvou textu, 20 % faktur je nutno naskenovat z papírových dopisů 
– ročně exponenciálně roste počet faktur, proto je nutné navýšit kapacity finančního oddělení 
 
Řešení: 
– přesměrovat kopie emailů od jednotlivých dodavatelů robotickému brigádníkovi 
– ten bude mít přístup do aplikace SAP a do složky skeneru, kam se ukládají naskenované faktury 
– nasadit produktové platformy Kofax RPA a Kofax OCR 
– zaškolit klíčového uživatele, který působí v oddělení jako interní konzultant 
 
Výsledky a přínosy: 
– 90% automatizace procesu zadávání přijetých dodavatelských faktur 
– nezpracované dodavatelské faktury jsou poslány na pověřenou osobu 
– pokud má robotický brigádník nezpracované dodavatelské faktury, je zaškolen na následný postup 
– navýšení kapacit finančního oddělení 
– snížení chybovosti v daném procesu 
 
Typ procesu: 
– kooperace robotického brigádníka s uživatelem 
 
Náročnost celkové práce v MD (analýzy, vývoje a testování) : 
– MD / man-day = práce, kterou jeden člověk provede za jeden pracovní den 
– analýza: 8 MD 
– vývoj: 16 MD 
– testování v provozu: 6 MD 
– celkem: 30 MD 
 
Měsíční úspora lidské práce: 
– 140 hodin 
 
Popis procesu: 
– robotický brigádník prochází klientův Outlook a složku, kde se skenují faktury, a hledá nově příchozí 
– najde-li novou fakturu, extrahuje všechny informace (odesílatel, příjemce, čas přijetí, obsah zprávy) a uloží ji do složky s unikátním ID 
– přijatou fakturu přesune do složky „Done“, pokud neuspěje tak do složky „Error“ 
– otevře fakturu a vytáhne všechny informace potřebné pro další zpracování, pokud neuspěje, přesune fakturu do složky „Error“ a pošle e-mail uživateli o mapování nové struktury faktury 
– robotický brigádník se přihlásí pod vlastním přístupem do aplikace SAP a zadá všechny informace o faktuře, pokud neuspěje přesune fakturu do složky „Error“ 
– po zpracování faktur projde složku „Error“ a přepošle nezpracované faktury a důvod nezpracování kompetentnímu uživateli, aby jej zpracoval a naučil ho, jak má postupovat příště